什么是簿记Bookkeeping?

作为初创公司,工作重心自然会落在扩展销量或市场占有率上,因为这确实是保证公司未来发展最关键的事。但是,这却也是只是公司运营的其中一个方面。确保公司的日常运营顺畅、履行公司董事职责也至关重要。

这些职责中最基本的一项就是簿记。 簿记实质上是对公司每笔交易、公司银行账户出入款项的系统分类记录。这包括记录向供应商支付的款项、公司费用(company expenses)、偿还董事贷款(Director’s loans),客户收款以及银行的利息/费用等,然后将此交易单与银行对帐单(bank statement)进行核对。同时也应按下图的虚账户(Nominal Account)对交易进行分类。

如果没有准确记录收入和支出,那么在财政年度结束时将无法提交准确的财务报表,进而可能会受到HMRC的处罚。也许更重要的是,簿记的特性就是,如果一开始记录的不正确或混乱,那么问题累积到最后,就要花更长的时间来矫正。我们会计师事务所常时不时遇到问询,说没有保留发票和收据,也没有记录出入账,但现在申报的最后期限临近,那就得花大量时间重头整理起。

簿记的关键是什么?建立一个强大的簿记系统,一旦开始交易,就养成习惯,保持持续更新。

举个簿记的例子

簿记最佳实践

簿记的性质一定程度上取决于行业。 比如房产租赁业务(B2B),可能每月交易数量不多,但数额很大。 而如果类似于经营酒吧(B2C),每天的单笔交易数量很多,但数额不大。

针对前者,使用Excel就可以满足簿记需求。而对于后者,我们建议您投资一个记账系统,能对对销售进行分类统计,并提供每日总交易记录。

簿记基础

首先要问自己的问题是: 您打算自己做簿记(通常是一种更便宜的选择,但切记如果簿记不到位,后期更正的时间和费用可能会让您得不偿失。) 或者您的会计师或者簿记师负责吗?

如果您打算自己做簿记,可以请您的会计师推荐最适合的格式或软件。市面上有数十种不同的簿记软件,您的选择哪种很大程度取决于您的业务性质,但最受欢迎的选项是Excel,Quickbooks或Xero(由于其中Quickbooks提供电话支持,我们会计师事务所和Quickbooks达成了合作,能提供更优惠的软件服务)。无论选择哪种系统,请务必观看在线教程,或者预定培训课程并尽早熟悉该系统。

除了了解该软件操作之外,同样至关重要的是有序的储存记录。这意味着,开具发票或接到收据后立即将其归档。英国法律要求,您需将所有发票保存6年,如果不保存会计记录,您可能会被HMRC罚款3,000英镑或被取消公司董事的资格

名义代码
名义代码例子

Nominal Codes

名义代码是为了分类记录不同类型的收入和支出而设置的会计科目代码。 它们在簿记中很重要,因为它们决定了在提交年末账目时,某种支出是否可以免税。 它们还从战略角度提供帮助,使得销售和支出来自何处一目了然。

云会计

如今,云存储让用手机归档发票,或与会计师共享文档变得更加容易。 通过电子邮件发送文档已经是种非常低效的工作方式。

此外,在大多数情况下,HMRC会接受原始文件的扫描或照片。但一些文件是例外,特别是有些文件包含除增值税以外的其他税种,例如股息券或银行利息证明。因此丢弃票据前要认真检查。 您也可以使用Receipt Bank之类的软件自动为您执行此操作。 只要确保您的系统是安全的,您的文档都已备份即可。

如果您想更详细地讨论您的簿记,或者需要最适合您情况的建议,请随时与我们联系。