Как стартап в самом начале Вашей деятельности Вы наверняка будите сосредоточены исключительно на увеличении продаж или маркетингу, чтобы занять свою нишу на рынке. Действительно, это главная задача для дальнейшего развития вашей компании и роста прибыли. Однако Вам как директору не менее важно обеспечить бесперебойную работу вашей компании. Одним из главных условий для этого будет ведение bookkeeping.
Bookkeeping – это, по сути, ведение бухгалтерских записей (ledger) всех бизнес-операций. Он отражает средства, которые поступают на ваш банковский счет или покидают его в виде платежей поставщикам, расходов компании, выплаты по ссудам и займам, платежи от клиентов и проценты, начисленные банком по остаткам на счетах на конец месяца. Затем этот список транзакций должен быть сверен (т.е. проверен на соответствие) с выпиской по счету из банка.
Если вы не будете вести учет доходов и расходов, вы не сможете предоставить в HMRC годовые отчеты в конце финансового года компании и на вас могут быть наложены штрафы. Еще важнее то, что на исправление bookkeeping, если его делать некорректно или беспорядочно, можно потратить больше времени, чем если делать его правильно с самого начала. Во многих случаях мы получаем запросы от людей, которые не отслеживали счета и квитанции в текущем режиме и им приходилось тратить часы на их отслеживание или запрашивать их снова у поставщиков в срочном порядке.
Поэтому мы советуем внедрить надежную систему bookkeeping, как только вы начнете вести свой бизнес, и у вас с самого начала сформируется привычка поддерживать все в актуальном состоянии.
В определенной степени характер вашей бухгалтерии будет зависеть от отрасли, в которой вы работаете. Если у вас есть бизнес по аренде недвижимости (B2B), то вы, вероятно, имеете дело преимущественно с относительно небольшим объемом дорогостоящих ежемесячных транзакций. Если вы управляете баром (B2C), то вы потенциально будете проводить сотни отдельных транзакций в день.
В первом примере у вас может быть так мало транзакций, что вы можете их ввести в электронную таблицу Excel за целый год. В последнем примере вам необходимо будет вложить средства в систему, которая сможет классифицировать ваши продажи и составлять ежедневный отчет о движении по счетам.
Один из первых вопросов, который необходимо задать себе – собираетесь ли вы вести собственную бухгалтерию или ваш бухгалтер будет ответственность за это? Вести бухгалтерию самостоятельно как правило более дешевый вариант, но может быть это ложная экономия и в дальнейшем вы столкнетесь с потенциальными затратами в случае если ваш bookkeeping не велась должным образом.
Если вы собираетесь вести bookkeeping самостоятельно, вероятно, Вам стоит поговорить с вашим бухгалтером и выяснить, какой формат или программное обеспечение лучше всего подходит Вам с учетом всех особенностей Вашего бизнеса. Существуют десятки различных бухгалтерских программ, но, безусловно, наиболее популярными являются Excel, Quickbooks или Xero. Мы работаем с Quickbooks так как они предлагают телефонной поддержку для клиентов по любым вопросам и предоставляем их программное обеспечение по более низкой цене. Какую бы систему вы ни выбрали, обязательно посмотрите онлайн-уроки или закажите учебный курс, чтобы ознакомься с системой как можно лучше.
Помимо того, что вы будете знать как работает программное обеспечение, очень важно поддерживать порядок в ваших записях. По сути, это означает, что вы должны вводить в систему счет-фактуру или квитанцию сразу после ее выставления. По закону вы обязаны хранить все документы в течение 6 лет, и HMRC может оштрафовать вас на 3000 фунтов стерлингов или убрать Вас с должности директора компании, если вы не ведете bookkeeping.
Номинальные коды – это идентификационные номера, классифициюрующие ваши доходы и расходы. Они важны в бухгалтерском учете, так как определяют, какие расходы снижают налогооблагаемую прибыльпри представлении отчетов на конец года. Они также дают более четкое представление на что вы тратите деньги и откуда происходит большая часть ваших доходов.
В наши дни облачные системы хранения значительно упрощают отправку счета-фактуры с вашего телефона или передачу документов вашему бухгалтеру. Вы даже можете использовать программное обеспечение, такое как Receipt Bank, через которое Вы можете сохранять Ваши чеки онлайн и присоединять к бухгалтерской системе, которой вы пользуетесь. Просто убедитесь, что ваша система защищена и что все ваши документы защищены.
В большинстве случаев HMRC примет отсканированное изображение или фотографию оригинального документа, хотя существуют исключения для документов, которые показывают налоги, отличные от НДС (например, ваучеры на получение дивидендов или банковские проценты). Поэтому проверяйте документы, прежде чем что-то выбрасывать.
Если вы хотите более подробно обсудить свой bookkeeping или получить совет о том, что для вас лучше, не стесняйтесь обращаться к нам.
